Экспорт данных

 

Для выполнения операции экспорта выполните следующие действия.

1.    В области переходов выделите таблицу, которую хотите экспортировать.

К сожалению, нельзя экспортировать несколько таблиц одновременно. Но можно экспортировать только часть таблицы. Один из способов экспорта фрагмента таблицы — открыть таблицу и затем выбрать строки, которые хотите экспортировать. (Когда процесс экспорта начнется, вы увидите вариант, позволяющий экспортировать только выделенные строки.) Можно также создать запрос, который извлекает только нужные вам строки. Можно экспортировать результаты запроса, выделив в области переходов запрос, а не лежащую в его основе таблицу.

2.    Щелкните мышью кнопку, соответствующую типу файла, в который вы хотите экспортировать данные.

 

 

Когда формат выбран, программа Access запускает мастер экспорта (рис. 19.8).


Рис. 19.8. Мастер экспорта изменяется в зависимости от используемого формата экспорта. Но первый шаг всегда заключается в выборе файла и задании параметров экспорта, показанных на рисунке

 

3.     Введите имя файла, который хотите создать.

Программа Access создает этот файл во время выполнения операции экспорта. В некоторых случаях у вас есть возможность выбрать формат файла. Например, если данные экспортируются в программу Excel, можно использовать более новый, основанный на языке XML, формат электронной таблицы (xlsx-стандарт), или более старый xls-стандарт, поддерживаемый более ранними версиями программы, например, Excel 97.

4.     Если хотите сохранить форматирование, используемое в вашей БД, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием (Export data with formatting and layout).

Если вы украсили таблицу привлекательными шрифтами и цветами, программа Access сохраняет эти детали в экспортированном файле. Ясно, что этот вариант работает не со всеми форматами. Например, простые текстовые файлы не могут обрабатывать никакое форматирование.

 

5.   Если хотите дважды проверить экспортированный документ, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта (Open the destination file after the export operation is complete).

Никогда не вредно убедиться в том, что вы получили те данные и форматирование, на которые рассчитывали. Если применить этот вариант, программа Access запускает экспортированный файл, открывая его в программе, которой он принадлежит (Excel для электронных таблиц, Блокнот для текстовых файлов и т. д.). Конечно, этот вариант действует, если у вас на компьютере установлена соответствующая программа.

6.   Если вы выделили только несколько записей в таблице, установите флажок Экспортировать только выбранные записи (Export only the selected records).

В этом случае программа Access экспортирует только текущее выделение, а не всю таблицу или запрос.

7.   Щелкните мышью кнопку ОК для выполнения операции экспорта.

Программа Access может запросить дополнительные подробности, если ей нужно больше сведений для определения способа создания экспортируемого файла.

После завершения описанного этапа Access задает последний вопрос — сохранять или нет шаги экспорта.

8.   Если в дальнейшем вы хотите выполнять эту операцию экспорта повторно, установите флажок Сохранить шаги экспорта (Save export steps). Затем щелкните мышью кнопку Закрыть.

В следующем разделе объясняется, как воспользоваться сохраненной операцией экспорта.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100