Условное форматирование

 

Средний отчет содержит много информации. Какая-то ее часть более важна, чем остальные сведения. Например, у вас могут быть веские причины для выделения товаров, отсутствующих па складе, заказов стоимостью более 100 долларов, кукол-болванчиков, купленных в

 

прошлом году, или свадебных гостей, не приславших подарки. С помощью условного форматирования можно акцентировать внимание на этих порциях данных, задав для них другое форматирование.

Фундаментальная идея условного форматирования заключается в том, что вы определяете условие, которое, принимая значение Истина, сообщает программе Access о необходимости применить дополнительное форматирование к значению в столбце.

Для использования условного форматирования выполните следующие действия.

1.    Выберите значение в столбце, к которому хотите применить условное форматирование, Например, если хотите выделить товары стоимостью более 100 долларов, щелкните кнопкой мыши одно из значений в столбце Price. Неважно, какое значение вы выберите — правило условного форматирования применяется ко всем значениям в столбце.

2.    Выберите Работа с макетами отчетов | Формат > Шрифт > Условное (Report Layout Tools | Formatting > Font > Conditional).

Если кнопка Условное не активна, возможно, вы не выбрали подходящую порцию данных в отчете. Например, если выбрать заголовок столбца вместо значения в столбце, условное форматирование применить невозможно.

После щелчка мышью кнопки Условное на экране появится диалоговое окно (Conditional Formatting) с одним условием. Это окно можно использовать для задания от одного до трех условий в одном столбце, но чаще всего достаточно одного.

3.  С помощью списка и текстовых полей задайте условие, которое должна проверить программа Access.

Первое поле с раскрывающимся списком позволяет выбрать, хотите ли вы проверять реальные данные, хранящиеся в поле (Значение поля), или вычисление, использующее эти данные (Выражение). Простейший и чаще всего применяемый вариант — условие, базирующееся на значении поля.

С помощью второго поля с раскрывающимся списком выберите тип сравнения, которое вы хотите выполнить. Например, можно проверить, равно ли значение в ячейке заданному числу, больше или меньше заданного или лежит в некотором диапазоне значений. Наконец, введите данные, которые программа Access должна использовать для сравнения. Например, если вы выбрали сравнение меньше чем, введите значение, с которым Access будет сравнивать. Если выбрана проверка принадлежности диапазону значений, введите два значения, задающие этот диапазон.

На рис. 10.17 показано заполненное окно , проверяющее дорогостоящие товары в поле Price.

 

 

Примечание

Все сравнения "между" — охватывающие. Например, если задано условие "между 1 и 10", оно истинно для чисел 1, 10 и любых промежуточных значений. С другой стороны, если программа Access столкнется со значением 0.99, она не будет применять к нему условное форматирование.

 

 

4.  Щелкните мышью кнопки Формат (Format) для задания параметров форматирования, которые программа должна применить, если условие истинно.

 

Рис. 10.17. В данном примере цена товара будет выводиться жирными красными символами желтом фоне, если она больше 50 долларов

 

Рис. 10.18. Данный отчет не даст пропустить дорогостоящие товары

 

 

Этот вариант форматирования может изменить цвет шрифта или фона, применить жирное курсивное или подчеркнутое начертание шрифта. Но в условном форматировании нельзя изменить гарнитуру шрифта или его размер.

Под строкой с вашим условием вы увидите область предварительного просмотра для выбранных вами параметров форматирования.

Если хотите добавить второе и третье условия, щелкните мышью кнопку Добавить » (Add ») и вернитесь к пункту 3.

 

Например, можно задать шрифт синего цвета для пометки цен выше 50 долларов и шрифт красного цвета для выделения цен, превышающих 100 долларов. Если у вас несколько перекрывающих друг друга условий, программа Access применит только первое соответствующее.

 

Подсказка

Во избежание недоразумений тщательно структурируйте ваши условия, избегая их взаимного перекрытия. Например, используйте одно условие для отбора значений между 100 и 499, а другое — для значений не меньших 500.

 

 

Для удаления условий можно щелкнуть мышью кнопку Удалить (Delete). Access выведет на экран диалоговое окно с просьбой указать удаляемые условия. Вы можете установить флажок рядом с соответствующим условием и щелкнуть мышью кнопку ОК.

6.   Щелкните мышью кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК программа Access вычисляет условие для каждого значения в столбце и устанавливает нужное форматирование. На рис. 10.18 показан окончательный вид отчета.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100