Мастер создания отчетов

 

Создание отчета в Конструкторе — занятие на любителя. Добавление и компоновка необходимых элементов управления требует времени. Корпорация Microsoft решила добавить укороченный способ для быстрого создания отчетов разных типов. Этот сокращенный вариант и есть Мастер отчетов.

 

 

Примечание

С помощью Мастера отчетов легче создать отчет, не использующий табличный макет, при наличии заранее заданных параметров, предназначенных для организации элементов управления. Если вы хотите создать отчет на основе табличного макета (как вы делали это в главе 10), не следует применять Мастер отчетов — нужный отчет можно создать за один шаг.

 

 

Мастер отчетов задает несколько основных вопросов и затем формирует соответствующий отчет. Позже отчет можно дорабатывать в Конструкторе сколько душе угодно. Далее описаны действия, необходимые для применения мастера.

 1. Выберите на ленте Создание > Отчеты > Мастер отчетов (Create > Reports > Report Wizard).

На экране появится первое окно мастера.

 

2. Из раскрывающегося списка выберите таблицу, которую хотите использовать.

В списке Доступные поля (Available Fields) отображаются все поля вашей таблицы.

 

 

Примечание

Возможно, вы узнали это окно, поскольку оно такое же, как окно, применяемое для создания запроса с помощью мастера создания запросов (см. рис. 6.11).

 

 

3. Добавьте поля, которые хотите включить в отчет, как показано на рис. 11.10. По завершении нажмите кнопку Далее.

Можно выбирать поля из нескольких таблиц при условии, что эти таблицы связаны.

Рис. 11.10- Для добавления поля выделите его и щелкните мышью кнопку > для переноса поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Щелкните мышью кнопку » для переноса всех полей одним щелчком

 

 

4.  На следующем этапе можно при необходимости задать группировку. Сейчас щелкните
мышью кнопку Далее для создания отчета без группировки.

Вы узнаете, как применять группировку в отчетах, в разд. "Группировка "далее в этой главе.

5.  Выберите поле (или поля), предназначенное для сортировки результатов, представленных в отчете, и щелкните мышью кнопку Далее.

Для сортировки данных отчета можно применять до четырех полей, но обычно для размещения данных в нужном порядке достаточно и одного.

6.  Выберите вариант макета для вашего отчета (рис. 11.11).

Можно выбрать один из следующих вариантов макета.

o           Макет в столбец (Columnar) помещает все поля в отдельные строки, следующие одна за другой. Название слегка вводит в заблуждение — по сути, в отчете формируются два столбца. Первый столбец содержит имя поля, а второй — данные поля.

 

o           Макет табличный (Tabular) применяет невидимые макетные таблицы, которые вы изучали в главе 10. Программа Access преобразует каждое поле в отдельный столбец.

o           Макет выровненный (Justified) размещает информацию на минимальном пространстве. В одну строку может быть включено несколько полей. Название "выровненный" означает заполнение данными всей ширины страницы без пропусков. Там, где закапчивается одно поле, начинается другое.

Рис. 11.11. Вариант макета сообщает программе Access, как следует скомпоновать поля в Области данных

 

 

7.    Если вы хотите повернуть страницу на 90°, выберите альбомную ориентацию и нажмите кнопку Далее.

Ориентация альбомная (Landscape) позволяет разместить широкие таблицы или большие объемы информации, но содержит меньше строк на странице.

8.   Выберите один из стандартных стилей и щелкните мышью кнопку Далее.

Стили определяют форматирование, применяемое программой Access в вашем отчете. К сожалению, вы не сможете увидеть окончательный результат, пока не попробуете каждый вариант стиля.

 9. Введите название вашего отчета.

Когда Мастер отчетов завершит работу, он тут же сохранит ваш отчет.

10. Выберите вариант Просмотреть отчет (Preview the report), если хотите увидеть полученный результат в режиме предварительного просмотра, или вариант Изменить макет отчета (Modify the report’s design), если хотите изменить отчет в Конструкторе. Затем щелкните мышью кнопку Готово.

Программа Access сохранит ваш отчет и затем откроет его в режиме Предварительный просмотр или Конструктор в зависимости от сделанного вами выбора.

 

Как видите, Мастер отчетов не слишком гибок. Он поддерживает лишь несколько типов макетов и не позволяет управлять компоновкой разных полей. Но он может стать хорошей отправной точкой (даже если это не так, он поможет исследовать макет отчета в Конструкторе).

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100