Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте

Наиболее опытные проектировщики редко удаляют записи из своих БД. Каждая капля информации важна.

Представьте себе, что у вас есть БД с перечислением товаров, которые продает по почте компания, изготовляющая оригами. Возможно, вы считаете, что имеет смысл удалить товары после того, как они сняты с производства и больше не могут быть заказаны. Но выясняется, что стоит хранить эти записи о старых товарах под рукой. Например, вам может понадобиться определить, какие категории товаров лучше всего продавались в прошлом году. Или производитель выпускает распоряжение об изъятии бумаги с добавлением асбеста и вам нужно найти всех, кто ее заказывал. Для выполнения любой из этих задач вам следует сохранять записи о ваших товарах. Это правило о сохранении всевозможной информации применимо ко всем видам БД. Допустим, что вы отслеживаете прием студентов в кулинарную академию высшей категории.

 

Если группа закончила курс обучения, вы не можете просто удалить запись о группе. Вам могут понадобиться сведения о том, есть ли у студента необходимая подготовка для другого курса, у каких преподавателей он учился и т. д.

Это же справедливо и для сотрудников, которые уволены или переведены на более высокую должность, проданных вещей, которые принадлежали вам ранее, и т. д. Все эти сведения вам нужны (и, возможно, их следует хранить вечно).

В большинстве случаев вы вставляете в свою таблицу дополнительные поля, помогающие отделить старые данные от новых. Например, в таблице Products (изделия) можно создать поле Discontinued (снятые с производства), обозначающее изделия, которых больше нет в наличии. Позже, создавая форму размещения заказов, вы сможете не учитывать эти изделия.

 

Режим редактирования

Возможно, вы проведете много времени, работая с листом данных. Итак, начнем. Знание некоторых деталей сможет облегчить вам жизнь.

Как вы уже знаете, перемещаться от поля к полю и от строки к строке можно с помощью клавиш со стрелками. Но при редактировании значения могут возникнуть некоторые трудности. Как только вы начнете набирать информацию, программа Access сотрет имеющиеся данные. Для изменения поведения программы следует перейти в режим редактирования, нажав клавишу <F2>. В режиме редактирования ваш набор не уничтожает уже имеющуюся в поле информацию. Вместо этого вы можете изменять ее или добавлять новые данные. Для выхода из режима редактирования снова нажмите клавишу <F2>. На рис. 1.10 крупным планом показана разница режимов.

Рис. 1.10. Вверху: обычный режим. Если вы сейчас начнете ввод данных, вы тут же сотрете существующий текст ("Hobergarten"). Суть в том, что текст в выбранном поле – это важная информация, которую вы намереваетесь удалить. Внизу: режим редактирования.

Курсор указывает текущую позицию в выбранном поле. Если сейчас начать набор, текст вставится между "Hober" и "garten".

 

Подсказка

Входить в режим редактирования и выходить из него можно также двойным щелчком кнопкой мыши  в ячейке таблицы.

Режим редактирования также влияет на поведение клавиш со стрелками. В этом режиме они перемещают курсор в текущем поле. Например, для перехода в соседнюю ячейку вам придется в любом случае переместить курсор к концу текущего текста и затем снова нажать клавишу со стрелкой вправо (<>>). А в обычном режиме клавиши со стрелками всегда перемещают вас от ячейки к ячейке.

 

Комбинации клавиш

Опытные пользователи знают, что самый быстрый способ выполнения команды — использование замысловатых комбинаций клавиш, таких как <Ctrl>+<Alt>+<Shift>+<*>. Такие сочетания не всегда легко запомнить, но вам поможет пара приведенных далее таблиц. В табл. 1.1 перечислены некоторые клавиши, помогающие быстро перемещаться по листу данных.

Таблица 1.1. Клавиши для перемещения по листу данных

 

Клавиша

Действие

<Таb> (или <Enter>)

Перемещает курсор на одно поле вправо или вниз при достижении конца таблицы. Эта клавиша также отключает режим редактирования, если он был включен

<Shift>+<Tab>

Перемещает курсор на одно поле влево или вверх при достижении конца таблицы. Это сочетание клавиш также отключает режим редактирования

<>>

Перемещает курсор на одно поле вправо (в обычном режиме) или вниз при достижении конца таблицы, В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор вдоль текста в текущем поле

<<>

Перемещает курсор на одно поле влево (в обычном режиме) или вверх при достижении конца таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор вдоль текста в текущем поле

<^>

Перемещает курсор вверх на одну строку (пока вы не достигли начала таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования

<v>

Перемещает курсор вниз на одну строку (или в позицию "новой строки", если вы достигли конца таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования (Edit)

<Home>

Перемещает курсор в первое поле текущей строки. Эта клавиша перемещает курсор к началу текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования

<End>

Перемещает курсор в последнее поле текущей строки. Эта клавиша перемещает курсор к концу текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования

<Page Down>

Перемещает курсор вниз на один полный экран (предполагается, что у вас большая таблица данных, которая не помещается целиком в окне программы Access). Эта клавиша также отключает режим редактирования

 

Таблица 1.1 (окончание)

 

Клавиша

Действие

<Page Up>

Перемещает курсор вверх на один полный экран. Эта клавиша также отключает режим редактирования

<Ctrl>+<Home>

Перемещает курсор в первое поле первой строки. Это сочетание клавиш не делает ничего, если вы находитесь в режиме редактирования

<Ctrl>+<End>

Перемещает курсор в последнее поле последней строки. Это сочетание клавиш не делает ничего, если вы находитесь в режиме редактирования

Рис. 1.11. Пользователь программы Access побывал на торгах Web-сайта eBay и ему нужно

сразу добавить несколько кукол. С помощью одновременного нажатия сочетания клавиш <Ctrl>+<">

дату покупки из предыдущей записи можно вставить в текущее поле

 

В табл. 1.2 перечислены клавиши, облегчающие редактирование записей.

 

Таблица 1.2. Клавиши для редактирования записей

Клавиша

Результат

<Esc>

Отменяет любые изменения, произведенные вами в текущем поле. Эта клавиша действует только в режиме редактирования. После перехода в следующую ячейку изменения вносятся в запись. (Для дополнительного управления отменой изменений попробуйте команду Отменить (Undo), описанную далее.)

<Ctrl>+<Z>

Отменяет последнее изменение. К сожалению, команда Отменить в программе Access гораздо слабее одноименной команды в других программах пакета Office. Например, Access разрешает отменить только одно изменение, и если вы закроете лист данных, то даже этого не сможете сделать. Вы можете воспользоваться командой Отменить для уничтожения новой записи только сразу после ее вставки, но не сможете с помощью этой команды отменить операцию удаления

<Ctrb+<">

Копирует значение из поля, находящегося непосредственно над текущим. Этот прием полезен, если нужно ввести группу записей с похожей информацией. На рис. 1.11 показан этот часто игнорируемый прием в действии

 

Таблица 1.2 (окончание)

 

Клавиша

Результат

<Ctrl>+<;>

Вставляет текущую дату в текущее поле. Формат даты зависит от настроек компьютера, но, скорее всего, вы увидите нечто похожее на 24-12-2007. Вы узнаете больше о работе с датами в программе Access в разд. "Дата/время" главы 2

<Ctrl>+<Alt>+< Пробел>

Вставляет в поле значение по умолчанию. Вы узнаете, как задавать значение по умолчанию, в разд. "Задание значений по умолчанию" главы 4

 

 

Вырезать, Копировать и Вставить

 

Access, как практически любая Windows-программа, позволяет вырезать порции данных из одного места и вставлять их в другое место. Этот трюк легко применять с помощью только трех комбинаций клавиш: <Ctrl>+<C> — Копировать, <Ctrl>+<X> — Вырезать (аналог команды Копировать, но исходное содержимое удаляется) и <Ctrl>+<V> — Вставить. Находясь в режиме редактирования, можно использовать эти клавиши для копирования любого выделенного фрагмента. Если вы в обычном режиме, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100