Тонкая настройка с помощью панели Группировка, сортировка и итоги

 

Когда группировка задана, у вас появляются дополнительные возможности:

§     можно вставить дополнительную сортировку в пределах каждой подгруппы;

§     можно выполнить сводные вычисления для каждой группы;

§     можно расставить разрывы страниц в начале каждой новой группы.

Любой из этих вариантов легче всего добавить с помощью панели Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort, and Total). Для ее отображения в Конструкторе выберите па ленте Инструменты конструктора отчетов | Конструктор > Группировка и итоги > Группировка и сортировка (Report Design Tools | Design > Grouping & Totals > Group & Sort)

 

или в Режиме макета — Работа с макетами отчетов | Формат > Группировка и итоги > Группировка и сортировка (Report Layout Tools | Formatting > Grouping & Totals > Group & Sort).

Рис. 11.20. Конструктор предоставляет самый легкий способ добавления содержимого в раздел заголовка каждой группы. В отчет ProductCatalog можно вставить в раздел Заголовок группы ‘ProductCategoryID’ дополнительные поля из таблицы ProductCategories (например, поле Description)

 

 

Панель Группировка, сортировка и итоги выводится в нижней части окна программы. На рис. 11.21 показан примерный вид экрана при отображении отчета (см. рис. 11.19) с товарами, сгруппированными по категориям.

Рис. 11.21. У данного отчета один уровень сортировки (по полю CategoryName в алфавитном порядке) и один уровень группировки (по полю ProductCategorylD). Для отображения дополнительных параметров для каждого уровня выберите его и щелкните мышью кнопку Больше (обведена). На рис. 11.22 показаны параметры группировки, которые можно изменить

 

Рис. 11.22. Панель Группировка, сортировка и итоги позволяет быстро задать подсчет промежуточных итогов, включение разделов заголовка и примечания и установку разрывов страниц для каждого имеющегося уровня группировки

 

В следующих разделах описываются функциональные возможности панели Группировка, сортировка и итоги.

 

 

Сортировка…

 

Позволяет выбрать поле, применяемое для сортировки. На рис. 11.21 поля сортируются по полю CategoryName и затем группируются по полю ProductCategorvID.

 

 

Группировка …

Предоставляет возможность задать поле, применяемое для группировки. Этот параметр позволяет моментально включить группировку.

 

 

Сортировка от А до Я/от минимального к максимальному

Изменяет порядок сортировки. Точное название параметра зависит от типа данных, можно сортировать текст в алфавитном порядке, числа по возрастанию или убыванию или даты в хронологическом порядке.

 

 

По всему значению

 Заставляет программу Access создавать индивидуальную группу для каждого отдельного значения в поле группировки. Если вы группируете по полю ProductCategoryID, этот параметр обеспечивает размещение каждой категории товаров в отдельной группе. Иногда подобный подход приводит к созданию слишком большого количества групп, что затрудняет последующий анализ (и расходует груды бумаги). В подобных ситуациях необходимо формировать более крупные группы, включающие больше записей. Если группируются товары по ценам или заказы по датам, возможно, лучше группировать по диапазону значений,  как показано на рис. 11.23.

 

С итогами…

 Промежуточные итоги — самое популярное свойство группировки. Они позволяют сравнивать количественно одну группу с другой. Панель Группировка, сортировка и итоги позволяет выполнять вычисления промежуточных итогов любых числовых полей (рис. 11.24).

 

Рис. 11.23. В случае дат или числовых полей можно выбрать создание группы, включающей целый диапазон значений. В данном примере группы формируются по цене с интервалом 5 долларов. В первую группу включены товары с ценой менее 5 долларов, во вторую — с ценами от 5 до 9.99 долларов и т. д.

В зависимости от того, что вы хотите получить, можно сосчитать количество значений, суммировать их, вычислить средние или определить максимальные и минимальные значения в группе. Эту информацию можно поместить в заголовок, который выводится в начале каждой группы, или в примечание, следующее в конце. В завершение вы можете дополнить отчет финальным общим итогом, который суммирует все промежуточные.

 

С заголовком…

Щелкните кнопкой мыши эту область для вставки текстового заголовка, который выводится в заголовке категории, в начале каждого раздела категории. Конечно, можно вставить заголовок и без помощи панели посредством добавления элемента управления Подпись в Конструкторе, но этот параметр предоставляет быстрый и удобный способ.

 

Рис. 11.24. В данном примере список товаров группируется по категории, передняя для каждой категории цена выводится в примечании (обведено)

 

 

С разделом заголовка/С разделом примечания

Можно вставить раздел заголовка в начале каждой группы и раздел примечания в конце. После добавления этих разделов в них можно вставить любое содержимое в Конструкторе. Чаще всего их используют для вывода информации, относящейся к группе в целом, отображают промежуточные итоги или рисуют разделительные линии с помощью элемента управления Линия.

 

 

Удерживать группу на одной странице

Этот режим позволяет избежать висячих заголовков категорий. В примере с каталогом товаров он гарантирует, что в конце страницы не появится название группы, например Beverages (напитки), а товары группы при этом не перейдут па следующую страницу.

Обычно программа Access не предотвращает неуместные разрывы страницы. Access просто старается заполнить до конца каждую страницу. Если вас это не устраивает, есть два

 

варианта. Можно выбрать режим обязательного размещения всей группы на одной странице (конечно, при условии, что группа занимает меньше одной страницы) или сохранения на одной странице заголовка группы и, по крайней мере, одной записи, принадлежащей группе,

Панель Группировка, сортировка и итоги не предлагает установить разрыв страницы в начале каждой группы. Для этого необходимо перейти в Конструктор, выбрать раздел заголовка группы и затем выбрать на ленте Страницу свойств в группе Формат, найти параметр Конец страницы. Задать значение До раздела для установки разрыва страницы в начале каждого раздела или После раздела — в конце раздела. (Вы не увидите разницы между этими вариантами, пока в отчете используются заголовок и примечание отчета. Если вы применяете заголовок отчета и используете значение До раздела, разрыв страницы устанавливается между заголовком отчета и первым разделом.)

 

 

Примечание

В Режиме макета, Представлении отчета или Конструкторе действие параметра Конец страницы незаметно. Оно отображается только в режиме Предварительный просмотр или при реальной распечатке отчета.

 

 

Рис. 11.25. В этом списке посещаемости для создания распечатки, совсем не похожей на типичный отчет, применяется несколько приемов, о которых вы узнали в данной главе. Отчет выводит список студентов, сгруппированных по классам. В отчете нет заголовка, а в заголовок группы для каждого класса вставлено несколько ключевых данных из таблицы Classes. Благодаря установке разрывов страниц список каждого класса начинается с новой страницы и за данными о каждом студенте следует строка нарисованных от руки элементов управления Прямоугольник, в которых можно отмечать посещаемость

 

Рис. 11.27. В данном отчете информация заказа преобразуется в подготовленный для печати счет с помощью группировки и еще нескольких приемов, которые вам уже знакомы. Исходная информация извлекается из таблицы OrderDetails (дополненная данными из таблиц Orders, Product и Customer). Элементы управления Линия отделяют разные разделы счета, автоматически генерируемые итоги сообщают вам общую стоимость заказа, в выражениях комбинируется несколько полей и дополнительные текстовые фрагменты (например, "Order History for" (сведения о сделанных заказах) и "Order #" (номер заказа)). Данный пример включен в БД Boutique Fudge с загружаемым из Интернета содержимым, иллюстрирующим материал данной главы

 

 

Если у вас несколько уровней группировки, некоторую информацию можно скрыть, так чтобы отображались только сводные данные. В Режиме макета просто выберите Работа с макетами отчетов | Формат > Группировка и итоги > Без подробностей (Report Layout Tools | Formatting > Grouping & Totals > Hide Details). Если применить этот прием к примеру, показанному на рис. 11.27, программа Access скроет построчное содержание заказа, и вы увидите лишь общую стоимость каждого заказа.

 

 

Подсказка

В примере со счетами создается отчет, печатающий счета для всех заказов вашей БД. Но вы можете воспользоваться фильтрацией (см. разд. "Фильтрация" главы 3) для отбора результатов для конкретного заказа или определенного клиента.

 

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100