Создание отчета без помощи мастера

 

К настоящему моменту вы уже попробовали изменить простой отчет с помощью Конструктора. Но если вы не хотите применять табличный макет, легче начать с режима Конструктор и создать свой отчет в нем. Когда отчет формируется в Конструкторе, программа Access не включает автоматически поля в табличный макет, как в Режиме макета.

Для создания отчета в Конструкторе нужно просто создать новый пустой отчет и затем добавить в него все нужные элементы управления в соответствующие разделы. Далее приведены действия, необходимые для создания отчета.

1. Выберите Создание > Отчеты > Конструктор отчетов (Create > Reports > Report Design).

Этот шаг создает новый пустой отчет и открывает его в Конструкторе.

2. Выберите Инструменты конструктора отчетов | Конструктор > Сервис > Добавить поля (Report Design Tools | Design > Tools > Add Existing Fields).

В правой части окна программы появляется панель Список полей (Field List) с перечнем таблиц и содержащихся в них полей.

3. Перетащите с помощью мыши поля, которые вы хотите отобразить в своем отчете, в раздел Область данных.

Рис. 11.8. В новый отчет добавлено поле ProductName. При вставке нужных полей придется потратить время на размещение их в рабочей области отчета, прежде чем отчет будет выглядеть как следует

 

При каждом добавлении поля в отчет программа Access вставляет два элемента управления: Подпись, отображающую имя поля, и Поле, в которое выводятся данные поля (рис. 11.8).

 

 

Примечание

Программе Access для вывода значений поля нужен элемент управления Поле, а не Подпись, поскольку элемент управления Подпись хранит текстовую константу, неизменный текстовый фрагмент. Только Поле может получать реальные значения из поля таблицы или запроса.

 

 

Переместите поле в нужное место и затем подберите для него подходящий размер. Изменение размера сначала кажется непростым делом, поскольку вы работаете с двумя связанными элементами управления. Если вы перетащите любой из них, другой последует за ним. На рис. 11.9 показано, как передвигать только подпись к полю или только значение поля.

Если вам не нужна Подпись, просто выделите ее и нажмите клавишу <Delete>.

Рис. 11.9. В зависимости от того, где щелкнуть кнопкой мыши, вы сможете перемещать одновременно и подпись поля, и его значение или передвигать только один из этих компонентов. Можно изменить размер каждого из них, переместив с нажатой кнопкой мыши левый или правый край

5.   С помощью группы ленты Инструменты конструктора отчетов | Конструктор > Элементы управления (Report Design Tools | Design > Tools > Controls) добавьте дополнительное содержимое (например, заголовок, номера страниц и различные текстовые фрагменты и изображения).

Группа Элементы управления позволяет вставлять большой набор различных элементов управления.

6.   Отформатируйте ваши элементы управления, как вам хочется.

В группе ленты Инструменты конструктора отчетов | Конструктор > Шрифт есть команды, необходимые для изменения гарнитуры шрифта, его размера и цветов, в то время как в группе Инструменты конструктора отчетов | Конструктор > Элементы управления есть команды, нужные для добавления рамки вокруг элемента управления.

 

Значения полей и их имена можно форматировать отдельно — только убедитесь в том, что вы выбрали нужный компонент, прежде чем щелкать кнопкой мыши команду форматирования.

 

 

Подсказка

Для выделения определенных значений можно использовать условное форматирование точно так же, как вы делали в Режиме макета (см. разд. "Условное форматирование" главы 10).

 

 

7. Если хотите использовать Заголовок отчета или Примечание отчета, щелкните правой кнопкой мыши свободное место в рабочей области отчета и выберите Заголовок отчета/Примечание отчета.

Этот шаг выводит на экран разделы Заголовок отчета и Примечание отчета. Затем можно добавить элементы управления в них. Если вы решите, что они вам больше не нужны, повторите этот шаг еще раз, чтобы скрыть Заголовок отчета и Примечание отчета. Вы также можете скрыть разделы верхнего и нижнего колонтитула, щелкнув правой кнопкой мыши рабочую область отчета и затем выбрав Колонтитулы страницы.

8. Измените размеры разделов отчета, чтобы устранить лишнее свободное пространство в нижней части.

Обычно требуется сжатие Области данных, поскольку вначале она отображается слишком большой. Если этого не сделать, то между записями вашего отчета будут значительные пустоты.

9. Сохраните отчет.

Сохранить отчет можно в любой момент, перейдя в меню Office и выбрав последовательность команд Файл > Сохранить (File > Save) или же закрыв ваш отчет, в этот момент программа Access предложит вам сохранить его.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100