Сортировка

В некоторых случаях легче составить представление о большом объеме данных, если их упорядочить. Можно систематизировать список клиентов в соответствии с их фамилиями, каталог изделий в зависимости от их цены, а список свадебных гостей по возрасту и т. д.

Для сортировки записей выберите столбец, который хотите использовать для упорядочивания записей. Щелкните кнопкой мыши стрелку, направленную вниз, у правого края заголовка столбца и выберите один из вариантов сортировки в верхней части меню (рис. 3.8).

Как объясняется в табл. 3.1, предлагаемые варианты сортировки зависят от типа данных поля. (Вы также можете применить те же самые варианты сортировки, используя команды на вкладке лепты Главная (Ноmе) в группе и фильтр (Sort & Filter).)

 


Рис. 3.8. Это текстовое поле можно отсортировать в алфавитном порядке от начала к концу алфавита (от А до Я) или от конца к началу (от Я до А). В меню также есть варианты фильтрации, которые описаны далее

Таблица 3.1. варианты сортировки для различных типов данных

Тип данных

Варианты сортировки

Описание

Текстовый, Поле MEMO и Гиперссылка

от А до Я, сортировка от Я до А

Выполняет сортировку в алфавитном порядке (как в словаре), упорядочивая букву за буквой. не зависит от регистра, поэтому "чепуха" и "Чепуха" считаются одинаковыми словами

Числовой, Денежный и Счетчик

по возрастанию, от самого маленького значения к самому большому.

по убыванию, от самого большого значения к самому маленькому

Выполняется числовая сортировка, помещающая меньшие числа в начало или в конец

Дата/время

по возрастанию от самой ранней даты к самой поздней.

по убыванию от самой поздней даты к самой ранней

Выполняется временная сортировка, разделяющая более ранние даты (которые наступили первыми) от более поздних

Логический

от установленных к сброшенным.

от сброшенных к установленным

Отделяет установленные флажки от сброшенных

 

В неотсортированной таблице записи упорядочены в соответствии со временем их создания, поэтому самые старые записи находятся в верхней части листа данных, а самые новые — в нижней его части. не влияет на способ хранения записей программой Access, но действительно изменяет способ их отображения.

 

Совет

Для того чтобы вернуть таблицу к первоначальному неотсортированному состоянию, воспользуйтесь последовательностью Главная > и фильтр > Очистить все сортировки (Home > Sort & Filter > Clear All Sorts).

— это одноразовое действие. Если вы редактируете отсортированный столбец, программа Access не выполняет повторную сортировку. Представьте себе, что вы сортируете список по имени. Если затем вы исправите имя в одной из записей, например Фрэнки на Чен, Access не переместит запись в группу записей с именами, начинающимися с буквы "Ч". Измененная строка останется на своем исходном месте до тех пор, пока вы не пересортируете таблицу. Аналогичным образом любые новые записи, которые вы вставляете, остаются в конце таблицы до следующей сортировки (или следующего открытия таблицы). В таком поведении есть смысл. Если бы программа Access изменяла местоположение строки, как только вы внесли в нее изменения, это очень быстро нас дезориентировало бы.

 

 

Примечание

Порядок сортировки — одна из подробностей, которую программа Access сохраняет в файле БД. Когда вы в следующий раз откроете таблицу в Режиме таблицы, Access автоматически применяет заданные вами параметры сортировки.

 

 

Числа и специальные символы в текстовых полях}

 

Результат сортировки текста иногда противоречит интуитивным предположениям, особенно если в вашем текстовом поле содержатся числовые данные.

Обычно, когда сортируются два числа (например, 153 и 49), они упорядочиваются от меньшего к большему (49, 153). Но текстовая сортировка действует иначе. Когда программа Access сортирует текст, она проверяет его символ за символом, что означает сортировку чисел по первой цифре. Если первые цифры одинаковы, проверяется вторая цифра и т. д. В результате если числа 49 и 153 сортируются в алфавитном порядке, то вы получите 153, 49, поскольку 4 (первая цифра числа 49) больше 1 (первой цифры числа 153).

Жизнь становится еще интереснее, если в эту мешанину добавить знаки пунктуации и другие специальные символы. Далее приведен порядок, в котором программа Access сортирует любые символы (при стандартной сортировке по возрастанию от А до Я или от А до Z):

1.    Пустые значения.

2.    Пробелы.

3.    Специальные символы (например, знаки пунктуации).

4.    Буквы.

5.    Числа.

6.     

по нескольким полям

Если при сортировке обнаруживаются два одинаковых значения, нет способа определить порядок их следования (по отношению друг к другу). Если вы сортируете список клиентов, в котором есть два Вана Хаузера (Van Hauser), вы можете быть уверены, что сортировка по фамилии выведет их друг за другом, но неизвестно, кто будет первым, а кто вторым.

Если вы хотите узнать больше о том, как Access интерпретирует дубликаты, нужно выбрать сортировку, основанную на нескольких столбцах. Отличным примером может служить телефонная книга, в которой люди отсортированы по фамилиям, а затем по именам. Таким образом, люди с одинаковой фамилией группируются вместе и упорядочиваются в соответствии с их именами, например, следующим образом:

Smith,    Star

Smith,    Susan

Smith,    Sy

Smith,    Tanis

В таблице результаты сортировок накапливаются, что означает возможность одновременной сортировки, базирующейся на нескольких полях. Единственная сложность — правильно задать порядок сортировки. Далее перечислены необходимые действия.

1, Выберите на ленте Главная > и фильтр > Очистить все сортировки (Ноmе > Sort & Filter >Clear All Sorts).

Программа Access вернет таблицу к исходному не отсортированному состоянию.

2. Воспользуйтесь раскрывающимся контекстным меню столбца для применения к дубликатам дополнительной сортировки.

Если нужно отсортировать телефонную книгу (абоненты упорядочены по фамилиям, а затем по именам), надо включить сортировку по полю FirstName (имя). В табл. 3.1 поясняется сортировка, которую вы видите в зависимости от типа данных.

3, Используйте контекстное раскрывающееся меню для применения сортировки первого уровня.

В случае телефонной книги — это поле LastName (фамилия).

Вы можете повторить эти шаги для выполнения сортировок по нескольким полям. Представьте, что у вас чудовищно большой набор имен, включающий людей с одинаковыми фамилиями и именами. В этом случае вы могли бы добавить третью сортировку по первой букве второго имени (или отчеству). Для применения этой сортировки следует включить сортировку в следующем порядке: Middlelnitial (первая буква второго имени), FirstName (имя), LastName (фамилия). Вы получите следующий результат:

Smith,    Star

Smith,    Susan К

Smith,    Susan P

Smith,    Sy

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100