Обработка листа данных: сортировка, поиск, фильтрация и другие действия

В главе 1 вы впервые познакомились с листом данных — простым и понятным средством для просмотра и редактирования данных таблицы. Как вы уже узнали, лист данных — не лучший инструмент для создания таблицы. (Конструктор — более удобное средство для всевозможного управления БД.) Но лист данных — великолепный инструмент для просмотра записей таблицы, внесения изменений и добавления новых данных.

Имея опыт создания таблицы Dolls (см. разд. "Создание простой таблицы" главы 1), вы, возможно, чувствуете себя излишне самонадеянно в отношениях с листом данных. Однако большинство таблиц гораздо больше виденных вами до сих пор примеров. В конце концов, если вам необходимо вести учет только дюжины кукол-болванчиков, на самом деле никакая БД не нужна — вы будете вполне удовлетворены, набросав краткий список в старой электронной таблице, документе текстового процессора или на клочке бумаги.

С другой стороны, если вы планируете создать маленькую империю кукол-болванчиков (готовую для демонстрации на международных выставках), придется заполнить вашу таблицу сотнями или тысячами записей. В этом случае не так легко пересмотреть массу данных, чтобы найти то, что нужно. Неожиданно лист данных покажется, мягко говоря, необъятным.

К счастью, у программы Access есть чудодейственные средства управления листом данных, способные сделать жизнь проще. Прочитав эту главу, вы станете знатоком средств, видоизменяющих листы данных, досконально освоив такие методы, как сортировка, поиск и фильтрация. Вы также узнаете, как легко напечатать моментальную копию ваших табличных данных.

 

 

Примечание

Время, затраченное на работу с листами данных, — исключительно ваш выбор. Некоторые знатоки программы Access предпочитают создавать формы для всех своих таблиц (как описано в части IV). С помощью форм можно создать полностью настраиваемое окно для ввода данных, Проектирование форм требует больше усилий, но ваше творческое эго будет довольно.

 

 

Настройка листа данных

Бас утомил тусклый лист данных с монотонно тянущимися рядами столбцов и строк? Вы можете кое-что сделать с ним. Программа Access позволяет настроить внешний вид и структуру листа данных, чтобы сделать его более удобным (или отвечающим вашему чувству

стиля). Некоторые из этих настроек, например, изменение шрифта на листе данных, — постыдные излишества. Другие параметры, например скрытие или закрепление столбцов, могут действительно облегчить работу с большими таблицами.

 

 

Примечание

Access сохраняет изменения форматирования не сразу (в отличие от корректировок записей, которые программа сохраняет, как только они произведены). Вместо этого Access предлагает сохранить изменения при следующем закрытии листа данных. Вы можете выбрать Да для сохранения ваших настроек или Нет для возвращения к предыдущему внешнему виду листа данных (что не повлияет на любые внесенные вами в таблицу корректировки данных).

 

 

Форматирование листа данных

Программа Access позволяет выбрать для листа данных яркие цвета и выразительные шрифты. Повлияют ли эти изменения на функционирование листа данных? Конечно, нет. Но если рабочий стол вашего компьютера больше похож на фестиваль духовного возрождения в стиле 60-х, а не на обычный офисный терминал, возможно, это доставит вам удовольствие.

Параметры форматирования можно найти на вкладке ленты Главная (Ноmе) в группе Шрифт (Font) — рис. 3.1.

 

Рис. 3.1. Группа Шрифт на вкладке Главная позволяет изменить шрифт и цвета на всем листе данных. Наиболее полезное средство — возможность отключения некоторых или всех линий сетки и применение чередующихся цветов для выделения соседних строк

Любое внесенное вами изменение форматирования влияет на всю таблицу. Вероятно, вы считаете отличной идеей возможность по-разному форматировать различные столбцы, но Access не предоставляет такой возможности. Если вас это огорчает, вы, безусловно, обрадуетесь, познакомившись с формами и отчетами. Они более трудны в настройке, но обладают более развитыми средствами форматирования.

 

Примечание

Есть и другой способ использования группы Шрифт (Font), расположенной на вкладке ленты Главная (Ноmе). Если у вас есть поле с типом данных Поле MEMO (Memo) и вы настроили его

 

на хранение форматированного текста (rich text) (см, разд. "Форматированный текст" главы 2), можно выделить фрагмент текста в вашем поле и изменить его формат с помощью ленты.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100