Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных

Программа Access разрешает форматировать таблицы поочередно. Поэтому, если вы обнаружили настройку, которая вам действительно нравится, вам придется применять ее по очереди в каждой таблице вашей БД.

Но, настроив программу Access, вы можете установить параметры форматирования таким образом, что они автоматически будут применяться к каждой таблице всех БД. Для того чтобы воспользоваться этим приемом, выполните следующие действия:

1.   Нажмите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного окна.

2.   В списке слева выберите Таблица (Datasheet).

3.   Справа появятся стандартный шрифт, цвет, сетка и ширина колонки — параметры, которые можно менять, как вам захочется.

Когда вы корректируете установочные параметры форматирования в окне Параметры Access (Access Options), меняются значения по умолчанию, используемые программой Access. Эти установки определяют форматирование, используемое программой в новых таблицах и в любых таблицах, которые не переформатированы пользователем. Когда вы изменяете параметры форматирования, вы переопределяете установки по умолчанию, независимо от их конкретных значений.

Если вы задали в программе Access использование шрифта красного цвета, но переформатировали конкретную таблицу для вывода текста зеленого цвета, у зеленого цвета более высокий приоритет. Но если вы установили желтый фон в окне Параметры Access и не изменяли эту характеристику в вашей таблице, она автоматически получает стандартный желтый фон.

 

 

Реорганизация столбцов

Поля на листе данных располагаются слева направо в том порядке, в каком вы их создали. Часто выясняется, что этот порядок следования столбцов не самый удобный для ввода данных.

Предположим, что вы создали таблицу Customers (Клиенты) для компании по производству новинок макаронных изделий. Когда на вашей стойке завершается регистрация нового заказчика, выясняется, что регистрационная форма начинается с имени и адреса, а затем уже идут вкусы заказчика, касающиеся пасты. К сожалению, поля на листе данных следуют в совершенно другом порядке. Слева направо они расположены таким образом: ID (код), FreshPastaPreference (предпочитаемый сорт новой пасты), DriedPastaPreference (предпочитаемый сорт сухой пасты), FirstName (имя), LastName (фамилия), Street (улица), City (город), State (штат), Country (страна). (Подобная организация не так глупа, как кажется, — она помогает людям, выполняющим заказы на пасту, быстро находить нужную информацию.) Но из-за такой организации вы вынуждены перемещаться вперед и назад для того, чтобы ввести данные одной регистрации.

 

.   К счастью, вы можете решить эту проблему без перепроектирования таблицы. Переместите столбцы, которые вы хотите передвинуть, на новые позиции, как показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Для переноса столбца щелкните один раз кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. Затем с нажатой кнопкой мыши передвиньте столбец на новое место. В данном примере поле FirstName предполагается переместить так, чтобы оно располагалось слева от поля FreshPastaPreference

Лучшее в таком подходе — отсутствие необходимости изменять реальную структуру БД. Если после перемещения нескольких столбцов вы перейдете в Конструктор, то увидите, что порядок полей не изменился. Другими словами, у вас есть возможность, сохраняя физический порядок следования полей (в файле вашей БД), реорганизовать порядок их отображения в Режиме таблицы.

 

Совет

Реорганизация столбцов — довольно незначительное изменение. Смело передвигайте столбцы для того, чтобы удобнее было редактировать, и затем возвращайте их обратно после внесения изменений. Ваши действия не повлияют на данные в БД. Если определенный порядок следования столбцов нужен для одноразовой работы, просто не сохраняйте этот порядок, когда будете закрывать лист данных.

 

 

Изменение размеров столбцов и строк

По мере заполнения таблицы данными ваш лист данных становится все шире и шире. Часто вас будет огорчать то, что одни столбцы съедают больше пространства, чем им нужно, а другие невозможно узки.

 

Как вы догадываетесь, программа Access позволяет изменять ширину столбцов. Но, возможно, вы не знаете, что для этого существует множество различных способов.

¦  Изменение ширины одного столбца. Поместите указатель мыши на правый край столбца. Передвиньте мышь с нажатой левой кнопкой влево (для сжатия столбца) или вправо (для его расширения).

¦  Изменение ширины столбца в соответствии с объемом содержащихся в нем данных. Щелкните дважды кнопкой мыши край столбца. Программа Access увеличит ширину столбца настолько, чтобы в него поместилось имя поля или самое большое значение (в зависимости от того, что длиннее). Но при этом столбец не выйдет за границы окна программы.

¦ 
представлен список клавиш, которые можно использовать для перехода с места на место и выполнения корректировок).

Но несколько приемов вы все еще не видели. Один из них — сберегающие время кнопки переходов от записи к записи, расположенные в нижней части листа данных (рис. 3.7).

 

Рис. 3.7. Эти малозаметные кнопки помогают переходить к началу и концу таблицы или, что гораздо интереснее, прямо к записи с заданной позицией. Для этого введите номер записи (например 4) в поле (в котором в данном примере стоит строка "3 из 6") и затем нажмите клавишу <Enter>. Конечно, этот прием работает, только если вы представляете, где а вашей таблице находится запись

Несколько дополнительных средств помогут вам ориентироваться при обработке больших объемов данных. К ним относятся сортировка (которая упорядочивает записи так, что вы можете видеть нужную информацию), фильтрация (которая ограничивает вывод на экран данных, отображая только интересующие вас записи) и поиск (который извлекает только определенные записи из огромной массы данных). Вы опробуете все эти средства в следующих разделах.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100