Создание вычисляемого поля

 

Для получения самой интересной информации из сводной таблицы зачастую необходимо соединить несколько полей в выражении. Классический пример (который вы уже видели раньше в этой главе при обсуждении перекрестного запроса) — умножение количества заказанных изделий на цену изделия для определения итоговой выручки. Можно также умножить цену товара на количество единиц товара на складе для определения стоимости запасов, имеющихся у вас под рукой.

Этот метод действует и в сводной таблице, но для его реализации потребуется немного больше работы.

1. В режиме Сводная таблица выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор > Сервис > Формулы > сведений (PivotTable Tools | Design > Tools > Formulas > Create Calculated Detail Field).

На экране появится окно Свойства (Properties) с несколькими вкладками, в данный момент отображена вкладка Вычисление (Calculation) (рис. 9.16).

Рис. 9.17. В представленной сводной таблице группы стран подразделяются на штаты, а группы категорий товаров — на отдельные изделия. В сводной таблице также отображаются два итоговых поля: общий доход (TotalRevenu) и общее количество проданных товаров (OrderQty Sum)

Если вы истинный ценитель сводных таблиц, то, возможно, вам захочется сохранить для одной и той же таблицы или запроса два разных варианта сводной таблицы. В этом случае вы смогли бы легко взглянуть на ваши данные под разными углами. К сожалению, каждая таблица или запрос могут вмещать только одну сводную таблицу. Что же делать предприимчивому разработчику БД?

Ответ — создать отдельную форму для вашей сводной таблицы. Формы — это настраиваемые окна, которые создаются для облегчения ввода и просмотра данных. Вы изучите их подробно в части IV. Но сейчас важно понять, что можно взять единственную таблицу и создать для нее бесконечное число форм сводной таблицы. Если вы планируете работать со сводными таблицами долго, отделение сводной таблицы от ваших данных — бесценная возможность.

Для создания формы сводной таблицы выполните следующие действия.

1Выберите в области переходов таблицу или запрос, данные которых вы хотите использовать в сводной таблице.

 

2.    Выберите на ленте Создание > Формы > Другие формы > Сводная таблица

(Create > Forms > More Forms > PivotTable).

3.    На экране появится стандартное окно конструктора сводной таблицы.

4.    Перетащите поля для создания сводной таблицы.

5.    Выберите кнопку Office > Сохранить, когда будете готовы сохранить вашу сводную таблицу (или просто закройте форму, а программа Access предложит сохранить ее). В любом случае вы должны задать имя формы.

6.    Выбирайте такое имя, которое ясно показывает, что форма — сводная таблица, например, SalesPivotTable. Позже ее можно открыть в области переходов, дважды щелкнув форму кнопкой мыши.

 

 

Скрытие и отображение подробностей

Как вы уже видели, сводные таблицы — весьма полезное средство для создания подробных итоговых таблиц. Единственная проблема состоит в том, что порой сводные таблицы перегружены подробностями, даже их итоги почти также детальны, как и исходная таблица.

Рассмотрим сводную таблицу, показанную на рис. 9.17. Когда создается сводная таблица, вы видите информацию о каждом товаре и каждом географическом регионе. Но, что если вы хотите отобразить только конкретный товар, товар в определенной категории или товары в конкретной стране или штате? В данном случае хитрость заключается в скрытии всех категорий, которые вы не хотите видеть, с помощью свертывания таблицы.

Самый легкий способ раскрыть или свернуть данные — использование кнопок +/-, которые выводятся рядом с заголовками строк и столбцов (рис. 9.18). Этот метод позволяет раскрыть или свернуть все группы в конкретной строке или столбце.

Если вы хотите сосредоточиться на конкретных данных, можно раскрыть единственную ячейку. В данном случае просто щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите команду С подробностями (Show Details). Например, используя этот метод, можно раскрыть ячейку, в которой отображаются продажи одежды в Австралии (вместо объема продаж одежды во всех странах или объема всех продаж в Австралии).

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100