Сбор информации по электронной почте

 

В мире пользователей электронной почты гораздо больше, чем знатоков БД. Поэтому было бы очень кстати иметь способ получения данных от других людей с помощью сообщений электронной почты. Специалисты, работавшие над программой Access, думали также. Они добавили еще одно средство передачи данных в Access из других источников: данные можно собирать по электронной почте.

Вот как действует это средство.

1. Вы выбираете таблицу, которая нуждается в данных.

2.        Определяете круг пользователей, способных предоставить эти данные. (Необходим список адресов электронной почты, которые можно вводить вручную или извлечь из таблицы в вашей БД.)

3.        Программа Access отправляет им всем электронное сообщение с формой, которую они должны заполнить. Форма позволяет им ввести данные, формирующие одну запись (хотя адресат при необходимости может заполнить одну и ту же форм}’ несколько раз). Для того чтобы увидеть пример того, как может выглядеть электронное сообщение, перейдите к рис. 19.16.

4.        Заполненная форма возвращается вам по электронной почте.

5.        Для каждого полученного по электронной почте сообщения программа Access создает в вашей таблице отдельную запись.

Часто средство сбора данных с помощью электронной почты применяется для получения сведений о людях. Например, у вас может быть таблица со списком контактов. Вы можете отправить каждому человеку электронное сообщение и попросить его предоставить личные данные (адрес, номер телефона и т. д.). Конечно, с помощью этого средства можно собрать информацию и другого типа, например, список компонентов, которые люди хотят принести, для организации обеда в складчину.

 

У средства сбора данных с помощью электронной почты есть несколько базовых правил.

¦     Для отправки электронного сообщения и получения ответа необходимо использовать программу Microsoft Outlook 2007 (входящую в состав пакета Office 2007). Таким образом, если программа Outlook еще не настроена, следует сделать это прежде, чем двигаться дальше. Ваши адресаты могут пользоваться любой программой электронной почты, которая им нравится.

¦     Данные можно только вставлять, но не обновлять. (Есть одно исключение. Можно обновить таблицу, если каждая запись содержит в поле адрес электронной почты отправителя, поскольку в этом случае программа Access может установить, какую запись обновлять, сопоставляя адрес электронной почты отправителя с адресом, хранящимся в таблице.)

¦     Если пользователи включают неверные данные (например, помещают текст в числовое поле), программа Access не может создать запись. Затем вы должны самостоятельно выяснить, в чем проблема, и исправить ее.

¦     Возможно, придется потратить какое-то время на просмотр данных, предоставленных другими людьми. Небрежность людей при заполнении форм на компьютере печально известна. Они могут ввести свои имена и фамилии только строчными буквами, пропустить важную информацию, допустить орфографические ошибки или непристойные шутки и т. д.

В следующих разделах вы увидите, как создать нужное сообщение электронной почты и затем поместить данные в вашу таблицу.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100