Повторное применение параметров импорта и экспорта

 

В некоторых ситуациях оказывается необходимым регулярное повторение операций импорта и экспорта. Вам может понадобиться перенос данных из электронной таблицы Excel в вашу БД один раз в неделю. Или потребуется создавать ежемесячно отчет с итогами продаж в формате PDF. В этих случаях можно сэкономить массу времени, если полностью выполнить мастер. Это особенно справедливо, когда выполняется импорт, потому что вам может понадобиться выбирать столбцы для импорта, задавать подходящие типы данных и затем настраивать другие параметры точно так же, как и в первый раз при выполнении операции импорта.

К счастью, для этих случаев у программы Access есть решение. Можно собрать все параметры, заданные в мастере импорта или мастере экспорта, и сохранить их в вашей текущей БД. Затем, когда понадобится повторить процесс, можно будет применить эти параметры парой щелчков кнопки мыши (без особого напряжения ума).

Рис. 19.9. В данном случае процесс импорта сохраняется для повторного использования в дальнейшем. Можно заполнить необязательное описание этой операции, чтобы вы легче вспомнили, что это все значит. Если вы пользуетесь популярной программой электронной почты Outlook корпорации Microsoft, можно отметить флажок Создать задачу Outlook и создать автоматическое напоминание, сообщающее о том, что пришло время для вашего импорта или экспорта

 

Для сохранения этих шагов просто установите флажок Сохранить шаги импорта (Save import steps) или Сохранить шаги экспорта (Save export steps) в конце выполнения операции, когда ваши данные импортируются или экспортируются в первый раз. Следует подобрать информативное название для ваших параметров, как показано на рис. 19.9, и затем щелкнуть мышью кнопку Сохранить импорт (Save Import).

Подсказка

Если сохраняется операция импорта, подумайте, как следует, о выборе новой таблицы или пополнении уже существующей. Если создается новая таблица, то при каждом выполнении импорта программа Access будет перезаписывать таблицу, заменяя ее новой с новыми данными. Если же выбрать вариант дозаписи в конец имеющейся таблицы, Access добавит новые данные к тем данным, которые вы уже получили. (В этом случае нужно следить за появлением дубликатов.)

Рис. 19.10. В данном примере сохранена единственная операция импорта. Щелкнув кнопкой мыши имя файла, можно заменить его другим именем или ввести вручную новый путь к файлу

 

Когда-нибудь в будущем вы сможете перезапустить операцию импорта или экспорта. Если хотите повторить импорт, выберите на ленте Внешние данные > Импорт > Сохраненные операции импорта (External Data > Import > Saved Imports). Для повторения экспорта выберите на ленте Внешние данные > Экспорт > Сохраненные операции экспорта (External Data > Import > Saved Exports). В любом случае вы попадете в диалоговое окно

 

Задачи управления данными (Manage Data Tasks) (рис. 19.10) на вкладку Сохраненные операции импорта (Saved Imports) или вкладку Сохраненные операции экспорта (Saved Exports). На этих вкладках перечислены операции импорта и экспорта, которые вы сохранили в данной БД.

Далее перечислено все, что можно делать в диалоговом окне Задачи управления данными.

¦     Повторно выполнить операцию. Выберите ее в списке и щелкните мышью кнопку Выполнить (Run). Программа Access предупредит вас, если ей придется перезаписать существующую таблицу (во время импорта) или файл (во время экспорта). В остальном процесс выполнится в одно мгновение.

¦     Удалить сохраненную вами операцию. Просто выделите ее и щелкните мышью кнопку Удалить (Delete).

¦     Создать задачу Outlook для операции. Это средство можно использовать для напоминания о необходимости выполнения данной операции в урочное время в будущем (или через определенные промежутки времени). Для этого щелкните мышью кнопку Создать задачу Outlook (Create Outlook Task) для создания задачи и затем найдите и настройте эту задачу в программе Outlook. Когда напоминание сработает, появится удобная кнопка Выполнить импорт (Run Import), которую можно щелкнуть мышью и немедленно запустить операцию импорта в программе Access.

¦     Изменить некоторые аспекты вашей операции. Можно изменить имя, описание и имя файла, щелкнув мышью соответствующую деталь в диалоговом окне Задачи управления данными (Manage Data Tasks) (см. рис. 19.10). В этом случае можно начать импорт в файл c:\My Documents\FancyFiles\WildExpenses.xlsx, а затем с помощью тех же параметров импортировать в файл d:\HankSmith\EvenMoreExpenses.xlsx. Другие детали, например, таблицу-источник или таблицу-назначение, в Access или типы данных полей изменять нельзя.

Когда вы закончите работу в диалоговом окне Задачи управления данными, щелкните мышью кнопку Закрыть (Close) для того, чтобы вернуться в программу Access.

 

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100