Нормативы максимальной длины

 

Далее перечислены некоторые рекомендуемые значения максимальной длинны.

•    Имена и фамилии. 25 символов достаточно для имени, а 50 символов позволят без риска хранить длинную двойную фамилию.

•    Начальная буква отчества. Один символ. (Иногда здравый смысл подсказывает верное решение.)

•    Адрес электронной почты. Подойдут 50 символов. В дикой природе встречаются адреса электронной почты, приближающиеся к 100 символам (в качестве дополнительного примера поищите d Google самый длинный в мире почтовый адрес), но маловероятно, что они достигнут вашей БД.

•    Города, штаты, страны и другие географические названия. Несмотря на то, что название горы в Новой Зеландии на языке маори превышает 80 символов (см. http://en.wikipedia.org/wiki/Longest_word__in_English), для большинства практических целей достаточно 50.

•    Название улицы и номер дома (уличный адрес). Адрес с указанием улицы состоит из числа, за которым следуют пробел, название улицы, еще один пробел и сокращение (такое как пр. или ул.). 50 символов хватит, если почтовые индексы, названия городов и другие подробности адреса вы поместите в другие поля.

•    Номера телефонов, почтовые индексы, номера кредитных карт и другой текст фиксированной длины. Сосчитайте количество символов без учета заполнителей и задайте соответствующий максимум.

•     

Если нужно хранить номер телефона (123) 456-7890, задайте длину поля, равной 10 символам. Вы сможете хранить номер в виде 1234567890, но при выводе на экран использовать маску ввода (см. разд. "Маска ввода" главы 4), для того чтобы добавить скобки и дефис. Этот подход хорош тем, что позволит избежать проблем из-за ввода однотипных номеров телефонов разными способами.

Описание или комментарии. 255 символов соответствуют трем или четырем предложениям среднего размера. Если вам нужно больше, рассмотрите возможность применения типа данных Поле MEMO (см. следующий раздел).

 

 

Поле MEMO

Корпорация Microsoft разработала тип данных Поле MEMO (Memo) для хранения больших объемов текстовой информации. Если вы хотите поместить в поле главу из книги, целую газетную статью или просто несколько абзацев текста, вам нужен тип данных Поле MEMO. Название немного странное — хотя поле Memo может хранить информацию из межофисного договора, оно также всегда полезно при наличии больших блоков текста.

Если вы создали поле Memo, вам не придется задавать его максимальную длину, программа Access хранит данные в поле этого типа не так, как данные других типов. По существу, она заталкивает данные типа Memo в отдельную секцию, поэтому может хранить оставшуюся часть записи настолько плотно и эффективно, насколько это возможно, вмещая при этом большой объем текста.

Длина поля Memo может достигать 65 536 символов. Учтите на будущее, что у этой главы примерно такой размер. Если вам нужен больший объем, добавьте несколько полей Memo.

 

 

Примечание

Технически ограничение в 65 536 символов — это ограничение пользовательского интерфейса в программе Access, а не БД. Если вы программируете приложение для обработки вашей БД, то она может хранить гораздо больше информации в поле Memo вплоть до гигабайта.

 

 

Если нужно отредактировать большой объем текста во время работы на листе данных, можно воспользоваться окном Область ввода (Zoom) (рис. 2.10). Просто перейдите в поле, которое вы хотите редактировать, и нажмите сочетание клавиш <Shift>+<F2>.

 

 

Форматированный текст

Текстовое поле и поле Memo хранят неформатированный текст. Но в поле Memo можно хранить и форматированный текст (rich text), содержащий разные шрифты, цвета, выравнивание и т. д. Для этого установите для параметра Text Format значение Rich Text (в отличие от стандартного значения Plain Text (обычный текст)).

Для форматирования фрагмента текста вам нужно просто выделить его и затем выбрать параметры форматирования на ленте в группах Главная > Шрифт > Текст RTF (Номе > Font Home > Rich Text). Но в большинстве случаев вы не будете прибегать к этому способу, поскольку трудно редактировать большие фрагменты текста в узких столбцах листа данных. Вместо этого используйте сочетание клавиш <Shift>+<F2> для открытия окна Область ввода (рис. 2.11), а затем мини-панель инструментов (minibar).

 

Рис. 2.10. Если у вас в поле длинный текст, его трудно увидеть целиком без долгой прокрутки. Открыв окно Область ввода (<Shift>+<F2>), вы увидите больше текста, и редактировать его будет гораздо легче. Вы должны будете щелкнуть мышью кнопку ОК (для принятия исправлений) или Отмена (для отказа от них) для того, чтобы снова вернуться на лист данных

Рис. 2.11. Для отображения мини-панели инструментов выберите какой-нибудь текст и наведите на него указатель мыши. Мини-панель инструментов — компактная панель с параметрами форматирования — постепенно станет более отчетливой. Иногда она слегка капризна и возможно придется выделить текст заново, чтобы заставить панель появиться на экране

 

Совет

Существует другой, даже более легкий способ помещения форматированного текста в поле Memo. Создайте текст в программе, текстовом процессоре (таком как Word), отформатируйте его в этой программе и затем скопируйте и вставьте в поле. Все форматирование текста сохранится.

 

 

Аккуратно реализованное, как может показаться на первый взгляд, это средство редко заслуживает внимания. Пуристы БД уверены, что таблицы должны содержать чистые данные и что необходимо давать возможность другим программам (или разукрашенным формам) решать, как их форматировать. Проблема заключается в том, что после создания форматированного текста его поддержка может стать очень трудной задачей. Только представьте себе необходимость изменить шрифт в 30 000 разных записей.

Если вы действительно хотите хранить форматированное содержимое, рассмотрите возможность связывания вашей БД с отдельным документом, например файлом Word. В программе Access можно сделать это двумя способами:

¦ создать поле, указывающее на файл. Например, c:\myfile\BonoBobbleheadDescription.docx. Для реализации этого способа используйте текстовый тип данных или гиперссылку (см. разд. "Гиперссылка " далее в этой главе)’,

§встройте файл внутрь вашей БД. Применение этого способа сделает невозможной потерю файла (или указание на неверное местоположение). Однако вам придется каждый раз при необходимости редактирования удалять файл. Для этого используйте тип данных Вложение (см. разд. "Вложение" далее в этой главе).

 

 

Числовой

Числовой (Number) тип данных включает огромное разнообразие чисел разной величины. Можно выбрать вариант с дробной частью или использовать отрицательные числа (просто перед числовым значением поставить знак "минус"). Числовой тип данных следует применять для любой имеющейся числовой информации за исключением денежных сумм, которым больше подходит тип данных Денежный (Currency) (см. разд. "Денежный" далее в этой главе).

При использовании числовых полей вы не включаете информацию о применяемых единицах измерения. У вас могут быть поля, представляющие вес в фунтах, высоту в метрах и возраст в годах. По эти поля содержат только числа. Ваша задача,— знать, что обозначает каждое число. Если вы считаете, что другие могут запутаться, рассмотрите возможность включения единиц измерения в описание поля (см. разд. "Организация и описание ваших полей" ранее в этой главе) или включите эту информацию в имя поля (например, HeightInMeters (высота в метрах)).

 

Примечание

Ваше поле никогда не должно содержать такие данные, как "44 фунта". Программа Access интерпретирует это значение как текстовое, поэтому, допустив такую ошибку, вы не сможете применять все важные средства решения числовых задач большого объема (crunching) или проверки правильности (validation), о которых вы узнаете позже в этой книге.

 

 

Размер числа

Как и в случае текстового поля, создавая числовое ноле, вы должны задать свойство Размер поля (Field Size) для гарантии того, что программа Access зарезервирует для него нужный

 

объем пространства на диске. Но в случае числового поля у вас более сложный выбор по сравнению с обычным текстом.

По существу, числа разделены на несколько подмножеств, в зависимости от того, поддерживают они или нет дробные значения (числовые разряды справа от десятичной точки или запятой) и сколько байтов программа Access использует для их хранения.

 

Примечание

Байт — это группа из 8 битов, мельчайшей единицы хранения в компьютерном мире. Например, мегабайт — это примерно миллион байтов.

 

 

В табл. 2.2 перечислены разные варианты значений поля Размер поля (Field Size), которые можно выбрать для данных числового типа, и объясняется, когда логичнее всего применять каждое из них. Первоначально Access выбирает для всех полей значение Длинное целое (Long Integer), предоставляющее достаточный объем, но запрещающее наличие дробных чисел.

Таблица 2.2. Варианты значений в поле Размер поля для числового типа данных

Свойство Размер поля

Содержит

Когда применяется

Байт (Byte)

Целые значения (целое число) а диапазоне от 0 до 255. Для хранения требуется 1 байт

Это рискованный размер, поскольку подходит только для маленьких чисел. Обычно безопаснее использовать для таких чисел значение Целое (Integer) и тем самым обеспечить немного больше места для их хранения

Целое (Integer)

Целые значения (целое число) в диапазоне от -32 768 до 32 767. Для хранения требуется 2 байта

Применяется для хранения чисел, не имеющих дробной части

Длинное целое (Long Integer)

Целые значения (целое число) в диапазоне от -2 147 483 648 до 2 147 483 647. Для хранения требуется 4 байта

Стандарт программы Access. Хороший выбор с достаточным объемом пространства для хранения. Используйте этот вариант для хранения любых чисел, не превышающих максимум, если вам не нужна дробная часть

Одинарное с плавающей точкой (Single)

Положительные или отрицательные числа, содержащие до 38 нулей и 7 десятичных разрядов точности. Для хранения числа требуется 4 байта

Лучший выбор для хранения дробных чисел или чисел, которые слишком велики для размера Длинное целое (Long Integer)

Двойное с плавающей точкой (Double)

Положительные или отрицательные числа, содержащие до 308 нулей и 15 десятичных разрядов точности. Для хранения числа требуется 8 байтов

Полезен, если вам нужны необычно большие числа

Действительное (Decimal)

Положительные или отрицательные числа, содержащие до 28 нулей и 28 десятичных разрядов точности. Для хранения числа требуется 8 байтов

Подходит для хранения дробных чисел с большим количеством разрядов справа от десятичной точки

 

Примечание

В табл. 2.2 не включен вариант Код репликации, поскольку он применяется только с типом данных Счетчик (см. разд. "Счетчик" далее в этой главе).

 

 

Числовой формат

Свойство Размер поля (Field Size) определяет, как программа Access хранит ваше число в таблице. Но помимо этого вы можете выбрать способ его представления на листе данных. Например, 50, 50.00, 5Е1, $50.00 и 5000% — все это одно и то же внутреннее число, но люди воспринимают эти варианты очень по-разному.

Для выбора формата задается свойство поля Формат (Format). В основные встроенные варианты представления включены следующие.

§Обычный. Отображаются обычные числа, такие как 43.4534. Любые дополнительные нули справа от числа отбрасываются (поэтому 4.10 превращается в 4.1).

¦ Денежный и Евро. Оба варианта представления отображают числа с двумя дробными
разрядами, разделителями тысяч (запятая в числе 1, 000 . 00) и знаком валюты1. Эти виды   форматирования   используются   только   с   денежным   типом   данных   (см.  разд. "Денежный" далее в этой главе).

§Фиксированный. Числа отображаются с одинаковым числом десятичных разрядов в дробной части, при необходимости заполняемых нулями (например, 432.11 и 39.00). Длинный столбец, выровненный по позиции десятичной точки, облегчает чтение ваших таблиц.

¦  С разделителями разрядов. Похож на фиксированный формат, за исключением использования также разделителей для тысяч, чтобы помочь анализировать большие числа, например, 1,000,000.00.

¦  Процентный. Отображает дробные числа как проценты. Например, если вы введете число 0.5, оно преобразуется в 50 %.

§Экспоненциальный. Отображает числа в экспоненциальной форме, идеальной для обработки чисел с широким диапазоном изменения (например, 0, 0003 и 300). Экспоненциальное представление отображает первую ненулевую цифру числа с последующим фиксированным количеством цифр и затем указанием порядка, количества перемножений числа 10 для формирования задаваемого числа. Например, число 0.0003 преобразуется в 3.00 х 10-4, отображаемое как 3.00Е-4. С другой стороны, число 3 00 превращается в 3.00 х 102илиЗЕ2.

 

 

Совет

Если вы используете фиксированный, процентный, экспоненциальный или с разделителями разрядов форматы, также следует задавать свойство поля Число десятичных знаков (Decimal Places) для указания количества выводимых на экран десятичных разрядов в дробной части. В противном случае вы всегда будете получать два.

¦  Строка пользовательского формата. Это зашифрованный код, сообщающий программе Access точную форму представления числа. Вы должны ввести строку необходимого вам формата в поле Формат (Format). Например, если ввести причудливо выглядящий код

Рис. 2.12. Access автоматически высвечивает на экране этот смарт-тег для всех полей с датами. Щелкните кнопкой мыши пиктограмму для вывода на экран мини-календаря, в котором вы сможете выбрать нужную дату. Но календарь не поможет ввести сведения о времени

 

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Оставьте отзыв

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

 
Rambler's Top100